Demande de prolongation : les techniques de rédaction
Vous avez peut-être besoin d’un petit délai en plus pour finir un travail important ou pour rendre un rapport à votre supérieur hiérarchique ? N’ayez crainte, vous avez tout à fait le droit de demander une prolongation, à condition que celle-ci soit faite par écrit en bonne et due forme, et que vous suiviez une procédure bien précise pour la faire. En effet, votre lettre doit comporter les raisons exactes et précises de votre retard, ainsi que le nombre de jours dont vous avez encore besoin. Vous êtes également obligé de suivre un modèle pour écrire votre lettre, afin que celle-ci soit bien formelle.
Comment rédiger une demande de prolongation ?
Plusieurs éléments sont à prendre en compte avant de rédiger votre demande de prolongation. Vous devez en effet, être préparé avant de la demander. Dès qu’une prolongation est nécessaire, ne perdez pas de temps et commencez déjà à écrire votre lettre. Et pour cause, votre destinataire est également soumis à des contraintes concernant son emploi du temps, et peut avoir besoin rapidement de votre rapport ou du résultat du travail qu’il vous a confié. Il devra pouvoir arranger les choses de son côté, le plus tôt possible, en considération de votre retard. Dans ce cas, vous devez savoir exactement le maximum de temps qu’il vous faut pour rendre votre travail. Ne vous contentez pas de peu, prenez tout de même une marge pour ne pas dépasser votre date limite une seconde fois, car cela pourrait se conclure par des pénalités assez graves. Faites en sorte de toujours avoir une visibilité du volume de travail qu’il vous reste à faire. Tous ces détails doivent être visibles dans votre demande de prolongation pour que celle-ci soit recevable et bien explicite. En dernier lieu, ayez connaissance des règles par rapport aux délais de livraison de votre projet avant de faire la demande. Ces dernières devront être bien respectées afin de garantir votre crédibilité.
Rendre une demande de prolongation pertinente
Votre demande de prolongation doit être agréable à lire, c’est la première règle à appliquer. En effet, votre destinataire ne la lira pas votre lettre jusqu’au bout si vous ne faites que pleurer sur votre sort. Soyez positif et surtout ne mentez pas dans le contenu de votre demande. Vous devez expliquer en détails les vraies raisons de votre retard et ce qui vous ont emmené à faire demander la prolongation. Expliquez bien dans ce cas, que vous êtes conscient des préjudices que vous allez causer aux autres, mais que vous n’avez pas le choix, car la précipitation peut aussi bâcler la qualité de votre travail. Ensuite, donnez la date précise et sûre pour la livraison de votre tâche ou d’un produit à votre employeur. Dans ce cas, concentrez-vous seulement sur une seule raison si vous en avez plusieurs à expliquer. Il n’est pas nécessaire d’exagérer pour obtenir un délai supplémentaire, il vous suffit simplement d’être honnête et d’être bien organisé.
Rédiger une lettre formelle
Tout d’abord, rédigez votre en-tête quand vous avez besoin de faire une demande de prolongation. En haut à droite, mettez votre nom complet ainsi que votre adresse, puis sautez une ligne pour inscrire l’adresse de votre destinataire, mais cette fois-ci, du côté gauche. Mettez ensuite le libellé de votre lettre et passez à la formule de salutation formelle. Vous pouvez, après cela, détailler votre demande en trois paragraphes, tout au plus. Ceci étant, accordez de l’importance à votre conclusion, sans pour autant dépasser les deux lignes. N’oubliez pas de signer votre lettre, en dessous de votre nom au complet, juste à gauche, et tout en bas de votre demande. Sachez également, que les lettres de prolongations peuvent s’adresser à un client, si une entreprise a un retard dans la livraison d’un produit ou d’un service. Dans ce cas, on devra suivre les mêmes procédés.
